„… am besten gestern …“ – mit Kommunikation und Transparenz zu mehr Effektivität im Recruiting

April 20, 2015 Keine Kommentare »
„… am besten gestern …“ – mit Kommunikation und Transparenz zu mehr Effektivität im Recruiting

Einleitung

Aufgrund des angespannten Kandidatenmarktes ist es eine immer größer werdende Herausforderung für Unternehmen die richtigen Bewerber mit möglichst überschaubarem Aufwand zu rekrutieren. Dies hat zur Folge, dass sowohl der Bewerbungsprozess aus Bewerbersicht möglichst einfach und schlank gestaltet werden und der darauf folgende interne Beurteilungs- und Auswahlprozess durch einen transparenten und strukturierten Workflow möglichst effizient und schnell abgewickelt werden sollte.

Anlass für ein „Change“

„Entsprechen die aktuellen Tools im Recruiting den Bedürfnissen und Standards unseres  Unternehmens?“

Diese Frage ist essentiell und sollte nach bestem Wissen und Gewissen beatwortet werden, um Schwachstellen im Recruiting aufzudecken und in diesem Zuge einen „Change“ im Recruiting anzustoßen.

Mögliche Schwachstellen im Recruiting können sein:

  • geringe Prozessgeschwindigkeit durch Kommunikations- und Workflowbrüche (systemtechnisch)
  • hoher administrativer Aufwand, u.a. durch ein fehlendes Wiedervorlagen- und Fristenmanagement
  • fehlerhaftes Reporting und kein Auswertungsmodul zur Unterstützung des Personalmarketings und zur strategischen Ausrichtung des Recruitings
  • fehlendes Talent (Relationship) Management, da keine Möglichkeit zum „Talent Pooling“ und keine Integration zu Social Media Plattformen
  • rudimentäre Möglichkeiten zur Nachverfolgung und Analyse der gelaufenen Vorstellungsgespräche sowie zur einheitlichen Dokumentation des Recruitingprozesses

Workflow und Projektmanagement im Recruiting

In Anbetracht der oben genannten Schwachstellen, sollte die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens auf Recruitingprojektebene (unternehmensweit) erheblich verbessert, der Projektablauf beschleunigt und die Transparenz erhöht werden. Alle am Recruitingprozess beteiligten Bereiche im Unternehmen müssen integriert werden, sodass Recruitingprojekte einfacher abzustimmen sind und besser dokumentiert werden. Dazu müssen aktuelle prozessrelevante Daten für die eigenen Recruiter ständig und aktuell verfügbar und auswertbar sein – quasi per Klick!

Dass IT-gestütztes Bewerbermanagement den gesamten Rekrutierungsprozess effektiv und übersichtlich gestalten kann, ist bekannt. Die Kunst hierbei ist es, unter einer Vielzahl von Anbietern, das richtige System zu finden sowie im Vorfeld die richtigen Fragen zu stellen – genauso wie in einem Bewerbungsgespräch.

„… ja, aber welches System ist denn nun richtig für uns?“

In der Tat eine berechtigte Frage!

Von der Ausschreibung über Vorstellungsgespräche bis hin zur Einstellung eines Bewerbers sollte das Bewerbermanagement-System (nachfolgend BMS) eine wichtige Entscheidungshilfe bei der Auswahl vom Auszubildenden bis zur Besetzung von Führungspositionen geben. Das BMS muss ebenso, den administrativen Aufwand zur Bearbeitung von (Initiativ-)Bewerbungen senken und für das Unternehmen interessante Kandidaten, die aktuell keine Berücksichtigung finden über ein Talent- und Bewerberpool pflegen. Darüber hinaus sollte das BMS eine Steigerung der Termintreue sowie eine größere Flexibilität der Nutzer gewährleisten.

Im Zuge einer Neuausrichtung des Recruitings sollte man sich darüber im Klaren sein, dass die Einführung eines BMS Einfluss auf sämtliche Prozesse hat, welche selbst einen direkten aber auch einen indirekten Einfluss auf eine Stellenbesetzung haben. Demnach ist der erste Schritt die Analyse dieser (laufenden) Prozesse. Darüber hinaus sollten die fachlichen Anforderungen an den Systemanbieter klar aufgestellt und geprüft werden (Marktanteile, Referenzkunden, Funktionsumfang, etc.). Nicht zu vergessen sind natürlich die Nutzer (interne Recruiter, Fachbereiche und ggf. externe Dienstleister, wie bspw. Personalberater oder Media-Agenturen). Nachfolgende Fragen sollten vor der Einführung eines BMS detailliert geklärt, beantwortet und dokumentiert werden, um während der Einführung – oder schlimmer noch, nach der Einführung und die damit zusammenhängende Investition – auf keine bösen Überraschungen zu stoßen:

  1. Welche Anforderungen haben denn unsere Nutzer überhaupt?

Im Mittelpunkt steht verständlicherweise die einfache Benutzerführung des Systems. Transparente Prozesse zur Ermöglichung der Auskunftsfähigkeit über den Status der Bewerbungen oder der Besetzung von Vakanzen, prozessorientierte Sicht auf die Bewerber und der im Bewerbungsprozess verknüpften Aktionen, individuelle Bewerberkommunikation mit Hilfe von E-Mail und Word-Vorlagen, Wiedervorlage- und Aufgabenfunktionalität sowie integriertes Auswertungs- und Reportingmodule dienen ebenfalls zur Erleichterung und sollten priorisiert werden und auf die „Einkaufsliste“ gepackt werden.

  1. Welche Prozesse sind betroffen?

Einen direkten Einfluss auf das Recruiting haben selbstverständlich Stellenausschreibungen: Intern, bspw. über das Intranet, sowie extern über unterschiedliche Jobportale, Social Media Plattformen, etc. Darüber hinaus steht der Bewerbungsprozess selbst logischerweise im Fokus: Eingang von Bewerbungen, Auswahl der Bewerbungen und die Kommunikation mit Externen (also Bewerber, Hochschulen, Personalberater, Agenturen) und Internen (Recruiter, Fachabteilung).

Indirekte Einflussfaktoren können vor- und nachgelagerte Prozesse sein, wie bspw. der interne Genehmigungsprozess für eine Stelle,  der Kommunikationsprozess (mit Talent- bzw. Bewerber-Pools) sowie der Einstellungsprozess (im Hinblick auf die Übergabe der Bewerberdaten in andere Systeme).

  1. Welche Anbieter gibt es auf dem Markt?

Eine Marktanalyse ist lohnenswert und ratsam, um zu erfahren, wie lange der auserwählte Anbieter auf dem Markt präsent ist und somit ausreichende Erfahrungen auf dem Gebiet des IT-unterstützten Bewerbermanagements verfügt (Stichwort: Referenzkunden). Auch beachtet werden sollte, dass das einzuführende BMS bereits über die Beta-Phase hinaus und in angemessener Zahl bei Kunden in Betrieb ist, sodass Sie auch auf den Erfahrungsschatz des Anbieters hinsichtlich Einführung, Schulung und Dokumentation zurückgreifen können.

  1. Wer soll das System nutzen?

Eine Unterscheidung zwischen internen und externen Nutzer (Benutzergruppen) ist zwingend erforderlich, da bedeutende Unterschiede in der aufzusetzenden Sicherheitsstrategie bzw. im Berechtigungskonzept (Rollen & Rechte) existieren.

Die Definition der internen Nutzer kann auf Basis einer bereits existierenden Organisationsstruktur im Hinblick auf bspw. Gesellschaft, Business Unit, Fachabteilung und Team erfolgen. Dabei sollten interne Benutzergruppen (Recruiter, Key User und Fachabteilungen) definiert und mit unterschiedlichen Rechten versehen werden. Parallel hierzu können auch externe Benutzergruppen definiert werden (bspw. Personalberater, Hochschulen, Media-Agenturen, etc.). Essentiell ist hierbei das jeweilige Berechtigungskonzept – als Teil der Sicherheitsstrategie (Datensicherheit und Datenschutz).

  1. Was wollen wir, wie und wann wissen?

Eine Steigerung der Effizienz, Transparenz und Geschwindigkeit des Recruitings erfordert die Vollständigkeit und Aktualität der Daten und Dokumente innerhalb des BMS, auf deren Basis strukturierte Such- und Filterfunktionen zum Einsatz kommen als auch aussagefähige Auswertungen erstellt werden können.

Die einfache und flexible Erarbeitung sowie Bereitstellung der für Ihr Unternehmen relevanten Kennzahlen zur Steuerung des Recruitings hat – auch im Sinne Ihrer Personalmarketingstrategie – einen sehr hohen Stellenwert und darf nicht unterschätzt werden.  Das Reporting sollte demnach sowohl Standardreports als auch AdHoc-Reports unterstützen (genauso wie Ihr ERP-System).

  1. Interaktion nötig?

Die harmonische Integration des BMS in die bestehende Systemlandschaft ist eine zwingende Voraussetzung für die gewünschte Optimierung des IT-gestützten Recruitings. Die relevanten Anwendungen können u.a. das Office Paket, Raumreservierungstools, ERP-Systeme sowie (Print-)Software zur Generierung und zum Lesen von PDFs sein. Eine Kompatibilität mit den existierenden Systemen ist daher von enorm hoher Bedeutung. Bitte nicht falsch verstehen, denn das BMS benötigt nicht unzählige Schnittstellen, sondern nur die notwendigen – dies sollte genauestens evaluiert werden.

  1. Wie, wo, wer: Zugriff und Einsatz?

Das BMS muss uneingeschränkt innerhalb Ihres Unternehmens einsetzbar sein und sich – Bei Bedarf – den jeweiligen lokalen Gegebenheiten anpassen können: ortsunabhängiger und zeitunabhängiger Zugriff auf das BMS zwecks eines möglichen internationalen Rollouts – bspw. in einem nächsten Schritt (Gewährleistung gruppenübergreifender Einsatzmöglichkeit).

Darüber hinaus muss es möglich sein, externe Nutzer ohne zusätzlichen Aufwand temporär und projektbezogen – gemäß Berechtigungskonzept – in das BMS aufzunehmen.

Das BMS muss in der Lage sein, durch einen modularen Aufbau spätere individuelle Anforderungen abbilden zu können (bspw. Talent Management).

Zwecks einer schnellen Akzeptanz des BMS innerhalb Ihres Unternehmens bei den Prozessbeteiligten ist die praxisgerechte Abbildung existierender, gewachsener Prozesse von größter Wichtigkeit. Sofern das BMS abweichende oder ergänzende Arbeitsschritte zu den bisher beschriebenen erfordert, müssen diese der Arbeitslogik folgen und schnell erlernbar sein.

  1. Ist die Datensicherheit und der Datenschutz gewährleistet?

Neben Performance, Skalierbarkeit und eine einfache Benutzerführung werden, im Rahmen der Einführung eines neuen BMS, gesonderte Ansprüche an die Datensicherheit und den Datenschutz gestellt.

Neben definierter und in der Praxis etablierter Abläufe und Verfahren bildet die entsprechend erfolgreiche Zertifizierung des Anbieters nach ISO 9001 und ISO 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Einführung eines BMS.

Im Mittelpunkt steht hierbei insbesondere der Datenschutz (§ 9 Technische und organisatorische Maßnahmen des BDSGs sowie die Regelungen der Auftragsdatenverarbeitung gemäß § 11 BDSG) im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Bewerberdaten.

Das heißt konkret für den Anbieter:

Unter dem Aspekt der auftragsbezogenen Datenverarbeitung nach BDSG sind alle gesetzlich notwendigen Anforderungen seitens des Anbieters einzuhalten und Ihnen offenzulegen.

Zusammenfassend lässt sich also sagen:

Die Auswahl und Evaluation eines Bewerbermanagement-Systems kann und sollte nicht mal ebenso nebenbei erledigt, sondern als ein klassisches Projekt aufgesetzt und strukturiert umgesetzt werden. Die richtigen Fragen zu stellen, um die eigenen Prozesse zu verstehen, zu reviewen und zu optimieren, steht hierbei im Mittelpunkt. Darüber hinaus gelten Unternehmensstandards der Qualitätssicherung auch für das Bewerbermanagement und somit für auch das Recruiting.

Nun werden Sie nicht alle unternehmenskritischen Positionen besetzen, nur weil Sie ein leistungsfähiges und flexibles Tool implementiert haben. Dafür stehen ja auch wir, die TOPOS Personalberatung, Ihnen  als langfristiger Partner zur Seite. Aber eben mit mehr Kommunikation und Transparenz im eigenen Recruiting können Sie sich intern besser organisieren und auch schneller entscheiden, ob, wann und welche Positionen extern zu besetzen sind!

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